Để có thể lo toan cho cuộc sống của bản thân và gia đình bạn đã nỗ lực rất nhiều cho công việc nhưng vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu. 15 cách để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày là bài viết bạn nên tham khảo và có thể áp dụng cho công việc cũng như cuộc sống hiện tại của mình.
Bạn có bao giờ để ý rằng có những người dường như làm được hàng núi công việc mà lúc nào cũng tỏ ra vui vẻ và thoải mái?
Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian, công việc luôn ùn tắc mặc dù bạn đã rất chăm chỉ và nỗ lực. Song, hiệu quả công việc luôn làm cho bạn thất vọng, chán nản. Để giúp bạn vượt qua được “lực cản vô hình” đó, bạn hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
| Cách làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày |
1. Tạo thói quen tốt vào mỗi buổi sáng.
Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu một ngày mới là dậy sớm và ăn một bữa sáng lành mạnh. Thực tế cho thấy rằng, các CEO và những người thành công khác có những thói quen buổi sáng giống nhau, bao gồm việc tập luyện và kiểm tra nhanh hộp thư đến của họ để tìm ra những vấn đề khẩn cấp nhất. Bạn cũng có thể thử viết lách để khởi động trí não (750 từ sẽ giúp bạn). Tuy nhiên, cho dù bạn chọn làm gì, hãy nhớ tạo cho mình những thói quen tốt và buổi sáng, bạn sẽ có một ngày hiệu quả hơn.
2. Hãy chọn lựa các ưu tiên:
Lựa chọn các ưu tiên cho cuộc đời của bạn. Với mỗi điều, bạn có thể thực hiện nó theo chiều sâu hay chiều rộng. Hãy tập trung vào các hoạt động mà bạn cảm thấy vui thích và thực hiện chúng một cách hiệu quả. Tôi chọn cuộc sống của một nhà tư vấn cho các công ty vì tôi thích làm việc kinh doanh, nhưng tôi lại không muốn sống cuộc sống như CEO của một công ty lớn. Sự chọn lựa của tôi dựa trên cách sống mà tôi mong muốn.
Nhiều khi chúng ta không thể có một ngày hiệu quả chỉ vì chúng ta không biết bắt đầu từ đâu. Khi rơi vào trường hợp này, cách đơn giản nhất là liệt kê tất cả các công việc bạn cần hoàn thành, sau đó ưu tiên những công việc quan trọng và khẩn cấp. Week Plan là một ứng dụng đơn giản giúp bạn xác định những công việc ưu tiên trong tuần sử dụng Covey time management grid ( mạng lưới quản lý thời gian). Nếu bạn hoàn thành các công việc cấp bách và quan trọng trước, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi đã giảm bớt được áp lực.
3. Lấy hiệu quả làm ưu tiên hàng đầu
Bạn không thể giỏi tất cả mọi thứ. Những công việc là thế mạnh của bạn sẽ đem đến cho bạn nhiều niềm vui khi thực hiện, trong khi lại tốn ít thời gian của bạn. Đừng làm những việc không thuộc về chuyên môn của bạn khi thời gian và nguồn lực là hữu hạn. Hãy kiến tạo cuộc sống để đáp ứng được những điều bạn muốn, và mạnh dạn từ chối những cơ hội không phù hợp với bạn. Nếu bạn không hoạch định nên cuộc sống của chính mình, người khác sẽ thay bạn làm điều đó.
4. Lên danh sách những việc cần làm trong: ngày, tuần, tháng, năm.
Danh sách những công việc cần làm này cần ghi cụ thể ra giấy cho từng khoảng thời gian : ngày, tuần, tháng, năm. Bạn nên thường xuyên theo dõi thời gian biểu này và xoá đi những công việc đã thực hiện. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, các kế hoạch này cũng có thể thay đổi linh hoạt: bổ sung hoặc lược bỏ một số việc. Ví dụ: hôm nay bạn không phải đi chợ, nấu ăn vì bạn phải tới thăm một người bạn ốm. Bạn cần thích nghi với sự thay đổi này.
5. Tập trung vào một công việc tại một thời điểm.
Một trong những nguyên nhân lớn nhất giết chết sự hiệu quả là sự mất tập trung. Dù đó là tiếng ồn, những suy nghĩ hay là các trò chơi, sự mất tập trung là rào cản để có một ngày làm việc hiệu quả. Đó là lý do tại sao, việc xác định được ở đâu và lúc nào bạn làm việc tốt nhất trở nên vô cùng quan trọng. Hãy thử làm việc trong quán cafe. Bạn không thể chịu được khi nghe thấy dù chỉ là tiếng giây đồng hồ chạy khi đang sáng tác? Hãy vào thư viện và đeo tai nghe vào. Đừng ngại ngần dùng công nghệ để sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất.
Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để mắt tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian. Ví dụ: nếu như đang soạn thảo một công văn, mà trong đầu bạn lại đang lởn vởn nghĩ về cuộc cãi nhau với bạn gái tối hôm qua, thì bạn phải mất đến gần cả buổi mới hoàn thành nó thay vì chỉ mất nửa giờ nếu như bạn tập trung.
6. Quản lý thời gian của bạn một cách có hiệu quả.
Một nhà tư vấn chiến lược đã nói với tôi là, không có cái gì gọi là thời gian rảnh rỗi mà chỉ có cái gọi là thời gian chưa được sắp xếp. Nhưng làm thế nào bạn có thể biết chính xác là bạn có thời gian rảnh? Bằng việc sử dụng ứng dụng RescueTime, bạn có thể nhìn thấy khi nào bạn có thời gian rảnh, khi bạn làm việc hiệu quả và khi bạn đang lãng phí thời gian. Với những thông tin đó, bạn có thể lập kế hoạch một ngày của bạn tốt hơn và giữ cho bạn luôn đi đúng hướng. Hơn nữa, bạn có thể cải thiện chất lượng những khi không cần tập trung nhiều . Ví dụ, đọc tin tức trong khi tập thể dục hay lắng nghe những ghi chú cuộc họp khi đang nấu ăn. Rất nhiều công việc nhàm chán hàng ngày chúng ta có thể kết hợp với các việc khác để có thể biến nó thành một ngày hiệu quả hơn.
Mạng xã hội, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp… và nhiều điều khác có thể làm mất thời gian quý báu của bạn. Hãy lên kế hoạch cho các hoạt động bạn cảm thấy cần thiết và kiên quyết hạn chế các tương tác không hữu ích, không đem lại năng lượng cho bạn. Ví dụ, mạng xã hội có thể dễ dàng trở thành một “lỗ đen vũ trụ” cho thời gian và năng suất làm việc của bạn. Hãy sử dụng mạng xã hội một cách hiệu quả và biến nó thành công cụ hỗ trợ cho các mục tiêu của bạn.
7. Kết hợp các hoạt động
Nhiều người thường cảm thấy như phát khùng lên khi nghĩ cách làm sao dành thời gian được cho bạn bè, gia đình, công việc, vui chơi… Thay vì cố sức cân bằng thời gian cho tất cả, hãy tìm các tận hưởng chúng theo cách kết hợp. Giao tế với đồng nghiệp nơi công sở, tìm người có cùng sở thích ngay tại công ty, phát triển nghề nghiệp thông qua bạn bè và các hoạt động mà bạn yêu thích.
Việc cấp bách, quan trọng làm trước.Sau khi liệt kê những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đó theo thứ tự cấp bách, quan trọng thì làm trước. Và nếu có thể, bạn nên gộp vài việc lại với nhau để cùng giải quyết. Ví dụ: bạn dự định trong tuần sẽ sửa lại nhà bếp, nhổ chiếc răng đau và có một bữa ăn cho cả nhà. Tất nhiên, đến bác sĩ nhổ chiếc răng đau là việc cần làm trước tiên. Việc sửa sang lại nhà bếp, bạn nên tiến hành vào những ngày nghỉ cuối tuần. Và chiều chủ nhật, cả nhà bạn có một bữa ăn chung la hợp lý.
8. Hãy chủ động học hỏi
Điều này đóng vai trò rất quan trọng đấy nhé, những kinh nghiệm thực tiễn không một trường lớp, thầy cô, sách vở nào có thể dạy bạn trong khi nó lại phát huy tác dụng rất tốt khi được ứng dụng một cách linh động, hợp lý. Chính vì vậy, đừng ngần ngại, đừng xấu hổ, hãy học hỏi kinh nghiệm những người đi trước, những người đã thành công, những người giỏi hơn bạn và ghi chép cẩn thận vào một quyển sổ tay, đọc đi đọc lại và nghiền ngẫm để biến chúng thành kiến thức, kỹ năng của mình. Sau đó, hãy sử dụng chúng để công việc của bạn được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Bạn thường nghĩ rằng việc học hỏi tiêu tốn nhiều thời gian của bạn, tuy nhiên luôn có những cách làm mới, những công cụ mới cho phép bạn thực hiện những việc lặt vặt với ít thời gian hơn và cho bạn nhiều tự do để làm các công việc quan trọng. Hãy luôn tìm tòi những cách làm tiết kiệm thời gian. Nếu cảm thấy một việc gì đó kéo dài lê thê, hãy thử một cách làm mới và cố gắng làm nó thật nhanh.
Bên cạnh đó, việc học hỏi thêm từ internet, từ sách báo và những đúc rúc kinh nghiệm từ chính công việc của bản thân mỗi ngày cũng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả rất nhiều đấy.
9. Việc hôm nay chớ để ngày mai
Bạn nên cố gắng làm xong việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái, hứng khởi để bước sang ngày mới. Nếu trong ngày mọi việc không được giải quyết thì sẽ gây ùn tắc. Những việc đó nếu làm về sau sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện. Những người thành đạt luôn tuân thủ nguyên tắc này một cách triệ để.
10. Mỗi ngày lợi được một giờ
Bạn cần tạo cho mình thói quen sống ngăn nắp. Điều này sẽ làm cho bạn tiết kiệm được thời gian, sức lực khi làm việc. Bạn đừng cho việc này là nhỏ, vì chỉ cần tìm một tài liệu mà bạn đã bỏ ở đâu đó trong một đống tài liệu mà bạn đang có, bạn đã mất khoảng 10 phút. Nó không chỉ tốn thời gian, sức lực mà còn gây cho bạn sự bực bội, phân tán tư tưởng, làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nếu sống ngăn nắp, gọn gàng, mỗi ngày bạn có thể tiết kiệm được 1 giờ làm việc. Thời gian tiết kiệm đó bạn có thể dành để làm những việc mình yêu thích như: đọc sách, chơi thể thao, đi dạo… bạn sẽ thấy thoải mái, khoẻ khoắn hơn và có một thể trạng tốt để làm việc ngày hôm nay.
11. Có sức khỏe tốt
Muốn làm việc có hiệu quả, trước tiên bạn phải có một thể lực tốt, một sức khỏe tốt, một tinh thần phấn khởi, thoải mái, minh mẫn đâu đấy, một cái đầu thông minh chỉ có thể hình thành trên một cơ thể khỏe mạnh mà. Chính vì vậy hãy ăn uống đủ chất điều độ, cân bằng dinh dưỡng, nghỉ ngơi điều độ, ngủ đủ giấc, tăng cường tập luyện thể dục thể thao, bạn cần tập thể dục, bền bỉ, tránh làm việc quá sức. Không chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lao động phải làm việc với một cường độ cao.
Đồng thời cần phải luôn giữ cho mình có được một tâm trạng thoải mái, thư giãn, đầu óc minh mẫn, tránh xa cảm giác lo âu, căng thẳng, stress để có thể không ngừng sáng tạo, không ngừng nỗ lực và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày bạn nhé.
Hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào tâm trạng của bạn khi làm việc. Vì vậy phải tạo cho bạn một tâm trạng thoải mái, hứng khởi khi làm việc, nó sẽ làm cho bạn say mê làm việc và quên hết mệt mỏi. Nếu bạn coi công việc là một thứ nghĩa vụ và chỉ thực hiện bằng trách nhiệm, nó sẽ tạo cho bạn tâm lý nặng nề khi làm việc. Và như thế, công việc dù dễ cũng trở thành khó, còn việc khó sẽ là một việc không thể làm được.
12. Sắp xếp bàn làm việc thật ngăn nắp
Quá nhiều đồ đạc trên bàn, nhất là khi chúng vô cùng lộn xộn, ngổn ngang sẽ ảnh hưởng không tốt đến tinh thần làm việc, nó khiến bạn cảm thấy ngột ngạt và mệt mỏi. Hãy sắp xếp lại một chút nhé, bỏ đi những thứ không cần dùng đến, lau chùi thật sạch mặt bàn, bàn phím,… Nếu có thể hãy sắp xếp đồ đạc theo style mà bạn yêu thích, đặt thêm một chậu cây cảnh loại để bàn màu xanh, hoặc 1 chiếc cốc thật xinh xắn,… đó là cách làm tăng thêm hứng thú và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
13. Quẳng quánh lo đi và vui sống
Bạn không cần phải dằn vặt mình nếu không thể hoàn tất hết mọi điều mong muốn. Điều đó vẫn thường xuyên xảy ra. Sẽ không phải là tận thế nếu bạn còn vài điều chưa thể thực hiện. Hãy ăn mừng những điều bạn đã làm được và trau dồi các kỹ năng để trở nên hiệu quả trong công việc. Lập danh sách các công việc ưu tiên, hoan hỉ gạch ngang chúng khi đã hoàn tất. Mỗi công việc hoàn thành là một chiến thắng nhỏ đóng góp vào thành công lớn của bạn.
“Nghĩ ít thôi!” Trung bình, mỗi người có tới 70.000 suy nghĩ mỗi ngày, và nếu chúng ta cứ “lan man” với tất cả mọi chuyện, từ nỗi lo vừa bị tăng cân, đến chuyện doanh thu không đạt thì sẽ bị trừ tiền thưởng Tết, rồi làm sao để mua được mấy bộ đồ đang sale 50% khi công việc cứ “bù đầu bù cổ” thế này,… thì bạn sẽ chẳng thể tập trung vào công việc được. Tất nhiên, những điều bạn lo lắng sẽ càng có cơ hội để xảy ra hơn. Vì thế, lời khuyên dành cho bạn là đừng có nghĩ đến quá nhiều chuyện khi ngồi vào bàn làm việc. “Lao động hăng say, tình yêu sẽ đến” – cứ tin như thế đi. Khi bạn ngừng suy nghĩ về những vấn đề “ngoài lề”, bạn sẽ dồn tâm sức cho công việc nhiều hơn, và đương nhiên, khi mọi việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, bạn sẽ có nhiều tiền và thời gian để làm những điều mình thích hơn.
14. Nghỉ ngơi.
Việc tập trung một cách nào đó thể lấy của bạn rất nhiều năng lượng và có thể biến một ngày hiệu quả của bạn thành không hiệu quả. Để giảm bớt sự mệt mỏi trí óc khi phải tập trung nhiều vào công việc, bạn hãy thử dùng phương pháp Pomodoro( Pomodoro Technique). Nó sẽ yêu cầu bạn tập trung vào công việc trong 25 phút, sau đó nghỉ một chút trước khi bước vào 25 phút làm việc tiếp theo. Sau 4 lần như trên, bạn hãy nghỉ ngơi lâu hơn 1 chút. Tôi thích làm việc trong 25 phút và nghỉ trong 5 phút, nhưng bạn nên chọn cách tốt nhất phù hợp với bạn.
15. Khen thưởng bản thân và tự nhìn lại.
Dù bạn làm như thế nào để thực hiện một ngày làm việc hiệu quả, hãy dành thời gian để ăn mừng những kết quả bạn vừa đạt được. Việc tự khen thưởng bản thân rất quan trọng để bạn có thể tiếp tục đạt được những thành tích khác. Hệ thống khen thưởng vốn là một nguồn động lực đáng kinh ngạc. Thêm vào đó, bạn nên nhìn lại ngày làm việc vừa rồi của bạn để tìm ra công việc nào làm tốt và chưa làm tốt. Việc nhìn nhận lại không chỉ tăng năng suất của bạn trong tương lai mà nó còn giúp trí óc của bạn giải tỏa được căng thẳng.
Blogsudo