Chèn công thức toán học vào văn bản
Để chèn một công thức toán học vào văn bản, World có riêng một tiện ích cho công việc này, đó là Microsoft Equation
Chạy Equation
Mỗi lần cần chèn công thức toán học, bấm Insert > Object. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Create New, bấm chuột vào mục bất kỳ trong khung Object type và gõ nhiều lần chữ M để đến mục chọn Microsoft Equation 3.0, bấm OK.Nếu việc chèn công thức toán học là thường xuyên, bạn nên đặt thường trực biểu tượng của Microsoft Equation trên một thanh công cụ nào đó bằng cách: Bấm chuột phải lên bất kỳ thành công cụ nào, chọn View > Customize. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Commands, bấm chọn mục Insert trong khung Categories, tìm và bấm giữ chuột trái trên mục Equation Editor (ở khung Commands) kéo bỏ lên thanh công cụ (ví dụ thanh Standard).Nếu không tìm thấy mục Microsoft Equation (hoặc Equation Editor) trong hai thao tác trên là do quá trình cài bộ Microsoft Office chưa cài tiện ích này. Khi đó bạn phải cài bổ sung từ đĩa cài đặt Microsoft Office. Hoặc đưa đĩa này vào khi có thông báo.
Chèn công thức toán học
Đặt con nháy tại vị trí cần chèn, thực hiện cách chạy Microsoft Equation. Di chuyển chuột trên các nhóm công thức toán hỏctên thanh công cụ Equation vừa hiện ra để tìm công thức muốn tạo, bấm chọn công thức. Khi đó trang soạn thảo sẽ xuất hiện khung nhập công thức (có dạng Textbox), dùng các phím mũi tên lên xuống, sang trái, sang phải để di chuyển đến các vị trí trong công thức và nhập nội dung. Thực hiện chèn tiếp các công thức khác nếu chúng cùng nằm trong phần mềm này. Bấm chuột vào một vị trí bất kỳ trong vùng soạn thảo văn bản để kết thúc việc nhập công thức toán học.
Sửa công thức
Bấm đúp chuột lên công thức đã chèn để thực hiện chỉnh sửa. Ở cửa sổ chèn công thức, bấm menu Style > Other để thay đổi dạng font mặc định của công thức
Định dạng cách hiển thị công thức
Vì khung chứa công thức có dạng như một Textbox nên việc định dạng hiển thị nó giống như định dạng hiển thị Textbox: Bấm chuột phải lên công thức, chọn Format Object. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Layout (hoặc một thẻ khác cần dùng) và chọn một dạng hiển thị. Sau thao tác này, bạn có thể bấm giữ chuột lên công thức và di chuyển đến vị trí cần dùng.
Soạn thảo tài liệu MS Word trực tuyến
Khi mà Luật bản quyền phần mềm ngày càng được siết chặt thì xu hướng sử dụng các phần mềm miễn phí càng được quan tâm.
Đối với những người thường xuyên sử dụng phần mềm văn phòng MS Word thì có thể chuyển sang dùng OpenOffice hay một phần mềm khác tương tự. Tuy nhiên đối với những người thường xuyên làm việc online, có thể không cần phải cài đặt các phần mềm này làm gì, vì trang web: http://www.writely.com sẽ cung cấp cho bạn một chức năng soạn thảo tài liệu trực tuyến, có thể làm việc giống như trên các chương trình soạn thảo bình thường khác. Bạn chỉ cần đăng ký làm thành viên là có thể sử dụng được dịch vụ soạn thảo tài liệu trực tuyến này.
Ngoài trang web này, trang web: http://online.thinkfree.com cũng có thể cho phép bạn soạn thảo tài liệu Word, tạo các tài liệu trình chiếu trong hội nghị, tạo file pdf… cũng khá tiện lợi.
Xóa vĩnh viễn file dữ liệu
Nhiều người vẫn tưởng rằng Recycle Bin tồn tại trong hệ điều hành Windows là một giải pháp tốt nhưng thực chất thùng rác lại “ngốn” rất nhiều diện tích. Nếu bạn không xóa hoàn toàn các file vô bổ ra khỏi ổ rác thì có ngày bạn sẽ “bội thực” với chúng.
Hệ điều hành từ thế hệ Windows Server 2003 trở lên có hai phương pháp giúp ngừoi dùng xóa một file hoàn toàn mà không “gửi” sang Recycle Bin. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì những cách này sẽ xóa ngay lập tức những file mà bạn đã delete.
Cách đơn giản nhất là bấm giữ phím Shift trong khi xóa một file nào đó. Ngoài ra chức năng Group Policy trong hệ điều hành cũng giúp bạn thay đổi cách thức hệ thống xử lý các dữ liệu bị xóa. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Chọn Start > Run, sau đó gõ lệnh gpedit.msc và OK. Sau khi hộp thoại ứng dụng Group Policy xuất hiện, bạn hãy chọn thẻ User Configuration | Administrative Templates | Windows Components | Windows Explorer.
Từ một bảng list các cài đặt vừa xuất hiện, bạn tìm và click vào mục Do Not Move Deleted Files To The Recycle Bin entry. Sau đó, bạn hãy đổi cài đặt từ chế độ Not Configured hoặc Disabled sang thành chế độ Enabled.
Ngoài ra, Bbạn cũng có thể chỉnh sửa cách xóa file bằng cách tùy chỉnh trong registry. Thực hiện theo các bước sau:
Đăng nhập vào registry bằng dòng lệnh Start | Run và nhập Regedit.exe. Ngay lập tức Registor xuất hiện, bạn hãy chọn HKEY_CURRENT_USER | Software | Microsoft | Windows | CurrentVersion | Policies | Explorer.
Bạn hãy gán giá trị là 1 trong khung DWORD value (NoRecycleFiles). Tiếp theo hãy đóng cửa sổ Registry Editor rồi khởi động lại hệ thống để các thay đổi trong cài đặt có tác dụng.
Lưu ý: Mọi tùy chỉnh trong Registry là rất nguy hiểm nên bạn cần phải sao lưu trước khi thực hiện bất cứ thay đổi nào.
Các định dạng đặc biệt trên chữ
Khi tạo một văn bản, có những định dạng đặc biệt không hề có sẵn trên bàn phím. Vậy bạn phải làm cách nào?<br />
Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại
Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xoá và gõ lại, bạn quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format > Change case. Ở cửa sổ hiện ra,bấm chọn một lựa chọn: Sentence case (Chữ in đầu câu), lowercase (chuyển sang chữ thường), UPPERCASE (chuyển sang chữ in), Title Case (Chữ in đầu mỗi từ),tOGGLE cASE (chữ thường đầu mỗi từ).Có thể làm nhanh ba thao tác Sentence case, lower case, UPPERCASE bằng cách bấm nhiều lần tổ hợp phím Shift + F3 sau khi quét chọn vùng văn bản.
Tuy nhiên đối với văn bản dùng font Unicode(Arial, Times New Roman, Tahoma…) thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey 3.6.Quét chọn vùng văn bản, bấm tổ hợp phím Ctrl+C (hoặc bấm menu Edit > Copy hoặc nút Copy trên thanh công cụ Standard). Chạy chương trình Unikey, bấm chuột phải lên biểu tượng chương trình (chữ V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ),chọn Công cụ (hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn Unicode ở hai ô Đích, Nguồn trong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard, đánh dấu chọn mục chọn Sang chữ hoa hoặc Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã. Trở lại cửa sổ soạn thảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trên thanh công cụ).
Định dạng chỉ số
Để viết công thức của nước H2O. Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format > Font. Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, rồi gõ chữ O.
Định dạng chỉ số mũ
Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl, Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =/
Các định dạng đặc biệt khác
Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format. Trong cửa sổ hiện ra,vừa đánh dấu chọn các mục trong phần Effects, vừa quan sát trong khung Preview bên dưới để tìm các loại hiệu ứng cần dùng, bấm OK.
Định dạng bề rộng chữ
Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Character Spacing. Bấm ô Scale, chọn giá trị %, bấm OK.
Định dạng chữ hiệu ứng
Định dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn bản trong Word mà không in được. Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn một dạng hiệu ứng trong khung Animations vừa quan sát khung phía dưới để xem trước hiệu ứng, bấm OK
Các định dạng đặc biệt trong đoạn văn bản
Trong một văn bản, đôi khi bạn muốn một số định dạng đặc biệt. Word đã có những hỗ trợ cho bạn giúp bạn xử lý được những khó khăn đó.
Drop Cap – chữ to ở đầu đoạn văn bản
Trước khi thực hiện Drop Cap, bạn soạn thảo văn bản một cách bình thường như những văn bản khác. Sau khi soạn xong, quét chọn chữ cần thực hiện (chỉ có những chữ đầu đoạn văn mới có tác dụng), bấm menu Format > Drop Cap. Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn 1 trong 2 dạng :Dropped, In margin (chọn Dropped, chữ sẽ nằm trong vùng văn bản, chọn In margein, chữ sẽ nằm ngoài vùng văn bản). Bấm ô Font để chọn font (nếu cần), thay đổi giá trị trong ô Line to drop để tăng kích thước chữ, ở chế độ mặc định chữ này sẽ cao gấp 3 lần chữ bình thường. Ngoài ra, sau khi tạo chữ còn có thể điều chỉnh font, kích thước bằng cách bấm giữ chuột trên các nút vuông màu đen xung quanh chữ và để điều chỉnh, bấm chọn ô Font trên thanh Formatting để chọn font.Để bỏ định dạng, bấm chọn chữ, bấm menu Format > Drop Cap, bấm chọn None ở cửa sổ hiện ra.
Chia cột văn bản
Thao tác này giúp bạn trình bày văn bản theo dạng cột (thường thấy trên báo). Trước khi thực hiện, bạn đặc con nháy soạn thảo ở vị trí cuối đoạn, cuối vùng cần thực hiện, bấm một hay hai lần phím Êntr (nếu không thực hiện thao tác này, sau khi chia, văn bản chỉ năm ở cộg đầu tiên của tất cả các trang). Quét chọn đoạn, vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu Format > Columns. Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn một trong số các dạng cột muốn chia ở phần Presets (nếu muốn số cột nhiều hơn, thay đổi giá trị trong ô Number of colums), đánh dấu chọn mục Line Between nếu muốn có đường kẻ phân cách giữa các cột, bấm ô Apply to chọn vùng tác dụng. Cuối cùng bấm OKKhi thực hiện, có thể việc ngắt cột sẽ không như mong muốn. Để ngắt toàn bộ một vùng văn bản sang cột bên cạnh, đặt con nháy soạn thảo ở đầu vùng cần thực hiện, bấm tổ hợp ba phím Ctrl + Shift + Enter.
Text Direction – Xoay chữ
Với định dạng này, bạn có thể tạo ra các chữ xoay đứng hướng sang trái hoặc sang phải. Trước khi thực hiện, bạn phải vẽ một Text Box và gõ chữ cần thực hiện. Sau đó, quét chọn chữ trong Text Box, hay bấm chọn Text Box, bấm menu Format > Text Direction, bấm chọn một dạng trong cửa sổ hiện ra rồi bấm OK. Bạn có thể thực hiện việc định dạng này sau khi thực hiện định dạng Drop Cap
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: – Link To File: liên kết với file theo đường dẫn; – Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; – Float Over Text: xuất hiện cùng với text. Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound. Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải khôn
Bảo vệ nội dung file văn bản
Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể bảo vệ file này không cho người khác sửa đổi hay mở xem bằng các cách sau đây:
Chống sửa đổi:
Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tools > Protect document. Ở cửa sổ hiện ra, có ba lựa chọn ứng với ba cấp bảo vệ từ thấp đến cao.
– Chọn Tracked Changes nếu muốn lưu lại những gì khi chỉnh sửa. Trong cấp bảo vệ này, Word sẽ đánh dấu những đoạn chỉnh sửa bằng màu đỏ.
– Chọn Comments nếu không muốn người xem xóa, sửa nội dung. Ở cấp bảo vệ này, người xem vẫn có thể sao chép được nội dung văn bản.
– Muốn bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, bạn hãy bấm chọn Form, khi đó Word sẽ khóa tất cả các chức năng sửa đổi sao chép, lúc đó văn bản có thuộc tính như một file pdf.Sau khi chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập password vào ô trống bên dưới, bấm OK. Để gỡ bỏ bảo vệ, bấm menu Tools > Unprotect document, nhập password khi có yêu cầu.Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thuộc tính Read Only cho file văn bản nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file. Bạn thực hiện việc này bằng cách: ở cửa sổ Windows Explorer, bấm chuột phải lên file cần thực hiện rồi chọn properties, bấm thẻ General ở cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn mục Read-only.
Không cho mở file
Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẫn có thể mở được file nhưng không chỉnh sửa được file. Còn ở hình thức này chúng ta sẽ đặt password để ngăn chặn việc mở file. Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tool > Options, bấm thẻ Security, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK rồi thực hiện lưu file. Hoặc cũng có thể thực hiện theo cách: bấm menu File > Save As (hoặc bấm phím F12), bấm nút Tools, chọn Security Options, nhập password vào ô Password to Open, bấm OKMột khi file đã được bảo vệ bằng cách này, cần phải nhập đúng password ở thông báo hiện ra thì mới mở được file. Để gỡ bỏ password, làm lại thác tác như khi cài đặt password nhưng xóa tất cả các dấu * có trong ô Password to Open.
Tìm kiếm và thay thế là một tính năng rất cần thiết đối với những người làm việc trong văn phòng.
Tìm kiếm
Mở file văn bản cần thực hiện, bấm menu Edit > Find hoặc bấm tổ hợp Ctrl + F. Ở cửa sổ hiện ra, gõ từ cần tìm vào ô Find What rồi bấm nút Find Next hoặc bấm phím Enter, khi đó chương trình sẽ dò tìm và dừng lại ở từ tìm thấy trong văn bản. Do vậy bạn bấm chuột vào từ đó để sửa chữa (nếu cần) rồi bấm nút Find Next để tìm tiếp. Có thể tìm từ có dấu bằng cách thiết lập bảng mã đúng với font chữ dùng trong văn bản rồi gõ từ có dẫu vào ô Find What (bạn cứ gõ đúng từ cần tìm, có thể ô này không hiển thị được dấu).Trong trường hợp muốn tìm chính xác từ (tìm từ có phân biệt chữ hoa, thường….), bấm nút More ở cửa sổ tìm kiếm, đánh dấu chọn vào các mục Match case, Find whole words only….
Thay thế
Chẳng hạn, lúc soạn thảo bạn gõ chữ HN để viết chữ Hà Nội, và chữ này lặp đi lặp lại rất nhiều trong văn bản. Rồi đến lúc bạn cần tìm và sửa lại tất cả chữ VN thành Việt Nam. Rõ ràng nếu bạn tự tìm và sửa lại theo cách thủ công thì rất lâu. Chức năng tìm kiếm và thay thế trong thời gian nhanh nhất.Bấm nenu Edit > Replace hoặc bấm Ctrl+H. Ở cửa sổ hiện ra, gõ từ cần tìm vào ô Find What, gõ từ cần thay vào ô Replace with, bấm nút Find Next để tìm thấy từ rồi bấm nút Repalce để thay thế từ đó, hoặc bấm Replace All nếu chắc chắn thay tất cả các từ đó trong văn bản.
Tìm kiếm mở rộng
Ở cách tìm kiến, thay thế nói trên, bạn chỉ tìm được những từ thấy được mà không thể tìm những ký tự không hiển thị, hay ký hiệu của một định dạng nào đó. Để tìm những ký tự dạng này, ở cửa sổ tìm kiếm và thay thế, bấm nút More, bấm nút Special rồi bấm chọn dạng ký tự cần tìm ở danh sách hiện ra. Khi đó ở ô Rind what hay ô Replace with sẽ xuất hiện trong ký tự quy định cho dạng đã chọn. Cho nên ở những lần sau, bạn có thể gõ lại những ký tự đã thấy để tìm dạng ký tự đặc biệt đó.
Chèn hình vào văn bản
Thao tác chèn hình ảnh vào văn bản gần giống với thao tác chèn ký tự đặc biệt vào văn bản. Tuy nhiên công việc điều chỉnh để hình và văn bản nằm theo ý định trình bày là tương đối khó.
Chèn hình trong Clip Art của bộ Office
Đặt con nháy ở vị trí cần chèn hoặc đặt ở một nơi trống trong văn bản, bấm menu Insert > Picture > Clip Art. Bấm chuột lên hàng chữ Organize clips để hiện cửa sổ chèn hình. Ở cửa sổ hiện ra, bấm dấu + ở trước mục Office Collections, bấm chọn các mục con là tên nhóm hình, bấm giữ chuột lên hình cần chèn, kéo hình này bỏ vào khung soạn thảo, hoặc bấm chuột phải lên hình chọn Copy và trở lại khung soạn thảo, bấm chuột phải chọn Paste.
Chèn hình từ file hình có sẵn.
Để chèn được các file hình, bấm menu Insert > Picture > From File. Ở cửa sổ hiện ra, tìm nơi lưu trữ hình, bấm đúp chuột lên hình cần chèn hoặc bấm chọn hình rồi bấm nút Insert.
Điều chỉnh kích cỡ hình.
Khi hình được chèn vào văn bản, xung quanh hình có tám nút vuông màu đen. Bạn di chuyển chuột đến từng nút đen này, đến khi thấy con trỏ chuột biến thành dấu mũi tên có hai chiều thì bấm giữ chuột và kéo chuột vào trong hay ra ngoài để điều chỉnh kích cỡ hình.
Định dạng cách văn bản hiển thị của hình trong vùng văn bản
Bấm đúp chuột lên hình đã chèn hoặc bấm phải chuột lên hình, chọn Format Picture. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Layout, bấm chọn 1 trong 5 dạng hiển thị: In Line With Text (chữ cách hình trên hàng), Square (chữ nằm đều xung quanh hình), Tight (Chữ nằm xen kẽ xung quanh hình) Behind Text (hình nằm phía dưới chữ), Infront of text (hình nằm trên chữ), xong bấm OK. Khi đó tám nút vuông màu đen xung quanh hình sẽ chuyển thành tám nút tròn và một nút tròn xanh. Tiếp tục bấm giữ chuột lên hình và kéo hình đến vị trí thích hợp. Trong trường hợp cần xoay nghiêng hình, di chuyển con trỏ chuột đến nút tròn xanh và kéo chuột để xoay.
Tinh chỉnh màu sắc hình
Bấm menu View > Toolbars > Picture để hiển thị thanh công cụ định dạng hình. Bấm chọn hình cần thực hiện rồi bấm các nút lệnh trên thanh công cụ này để tinh chỉnh.
Tùy biến các thanh công cụ trong Word
Thông thường, cửa sổ soạn thảo Word thường có ba thanh công cụ chuẩn với các tên gọi:
Standard: Chứa các nút lệnh tạo trang soạn thảo mới, mở, lưu, in file
Formatting: Chứa các nút lệnh cho phép định dạng chữ (thay đổi font, tô đậm, cạnh lề chữ…)
Drawing: Chứa các nút lệnh dùng cho việc vẽ các đối tượng đường thẳng, mũi tên, hình vuông, hình tròn…, chèn chữ nghệ thuật WordArt.
Bạn có thể thực hiện những thay đổi sau đây đối với các thanh công cụ:
– Lấy lại thanh công cụ: Bấm chuột phải lên bất kỳ một thanh công cụ nào còn lại hoặc trên thanh menu (chứa các menu File, Edit,…) rồi bấm chọn tên thanh công cụ ở menu ngữ cảnh hiện ra. Một cách khác: Bấm menu View > Toolbars, bấm tên thanh công cụ.
Nếu muốn lấy cùng lúc nhiều thanh công cụ: Bấm chọn Customize ở menu ngữ cảnh hiện ra, bấm thẻ Toolbars ở cửa sổ vừa xuất hiện, đánh dấu chọn vào tên thanh công cụ, bấm Close.
-Bỏ bớt thanh công cụ: Thực hiện như khi lấy lại thanh công cụ, nhưng bấm chọn tên thanh công cụ đang xuất hiện (có dấu kiểm)
– Thay đổi thứ tự giữa các thanh công cụ: Di chuyển con trỏ chuột đến đầu thanh công cụ cần thực hiện, khi đó con trỏ chuột biến thành hình biểu tượng mũi tên màu đen 4 hwongs, bấm giữ chuột và di chuyển chuột đến vị trí thích hợp cho thanh công cụ.
– Thêm nút lệnh vào thanh công cụ đã có: Bấm chuột phải lên thanh công cụ bất kỳ, chọn Customize. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Commands, bấm chọn nhóm lệnh trong khung Categories, dùng chuột trái bấm giữ và kéo lệnh cần dùng trong khung Command bỏ vào thanh công cụ xác định. Nếu thực hiện sai, bấm giữ và kéo nút lệnh đó sang thanh công cụ khác, hoặc bấm giữ kéo nút lệnh bỏ vào khung soạn thảo để làm mất nút lệnh đang tác động. Cuối cùng bấm nút Close.
– Khôi phục các lỗi phát sinh khi điều chỉnh các thiết lập hay công cụ của Word: Tìm và xóa file normal.dot trên ổ đĩa đã cài đặt Microsoft Office, file này thường nằm theo đường dẫn: C:Documents and Settingstên userApplication DataMicrosoftTemplatesNormal.dot
